Zdobywanie pracy (część 38) – Pierwszy telefon

Zgodnie z obietnicą, jaką dałem dwa tygodnie temu oto krótkie szkolenie z zakresu prowadzenia rozmów telefonicznych. A przy okazji przepraszam za to, że nie opublikowałem tego artykułu w zeszłym tygodniu zgodnie ze zwyczajem. Zdarzyło mi się to pierwszy i mam nadzieję ostatni raz.

Zadanie jakie stoi przed Tobą to identyfikacja imienna osób, które mogą być w firmie, w której chcesz pracować – zainteresowane Twoją wartością. Załóżmy, że metody z jakich korzystałeś, a o których pisałem w poprzednim odcinku, zawiodły. Trzeba inaczej zadziałać. Najprostszym wyjściem jest skorzystanie z telefonu. Możliwości jest wiele, z czego ja rekomenduję dwie podstawowe.

Pierwsza. Zadzwoń na portiernię lub stróżówkę. Wiele firm posiada jeszcze „coś” takiego. Ważne jednak, aby skontaktować się portierem, ochroniarzem lub kimś takim. Często osoby te pracują w firmach zewnętrznych i są jedynie oddelegowani do firmy. Dlatego nie orientują się w procedurach i udzielą Ci niezbędnych informacji. Jak może wyglądać taka rozmowa? Spójrz.

  • Dzień dobry
  • Dzień dobry
  • Firma ABC?
  • Tak
  • Nazywam się Bartosz Nestorowicz. Potrzebuję informacji. Czy może mi Pan/Pani powiedzieć jak nazywa się Kierownik Działu Utrzymania Ruchu? Mam przesłać mu e-maila i nie wiem jak zatytułować.

Na tym etapie możliwe są dwa scenariusze. Pierwszy najbardziej oczekiwany, kiedy rozmówca poda imię i nazwisko takiej osoby – co najczęściej się zdarza. Drugi. Kiedy rozmówca zada pytanie, o co chodzi lub wyrazi wątpliwość, czy może to zrobić. Jeśli wyrazi wątpliwość to oznacza, że tak naprawdę jest otwarty na udzielenie informacji i potrzebuje jedynie tego, byś go uspokoił i utwierdził w przekonaniu, że nie robi nic niezgodnego z prawem. Dlatego wystarczy powtórzyć to, co powiedziałeś wcześniej. Czyli:

  • Mam przesłać temu Panu dokumenty (co jest zgodnie z prawdą, bo przecież wyślesz swoje CV), a nie wiem jak się nazywa. Potrzebuję tylko imienia i nazwiska to wszystko.

To zawsze działa. Jeśli nasz rozmówca zada pytanie, to zdarza się to niezmiernie rzadko. Trzeba być na to jednak przygotowany. Pytanie może brzmieć tak – po co to Panu, w jakim celu ma udzielić takiej informacji itp? Wtedy znowu wystarczy powtórzyć powyższą kwestię. To wszystko. Czasami bywa, że zamiast odpowiedzi zostaniesz połączony z sekretariatem. I to jest właśnie druga z rekomendowanych przez mnie opcji. Do niej powinieneś się lepiej przygotować.

Sekretariat to serce firmy. Jeśli bije jak powinno, to z przepływem informacji w całej organizacji nie ma problemów. To centrum, gdzie stykają się nerwy. Najlepiej poinformowane. Co więcej – to miejsce, w które masz prawo zadzwonić i skonsultować się. Przecież m.in. dlatego zostało powołane do życia. Tym bardziej, że dobre wychowanie jest w tym przypadku Twoim sprzymierzeńcem. Dlatego zadziałaj. Celem Twojego działania jest:

  • uzyskać informację
  • udrożnić sobie kontakt po to, by móc zadzwonić za jakiś czas.

Jak taka rozmowa przebiega? Oto najczęściej powtarzany scenariusz:

  • Dzień dobry
  • Dzień dobry
  • Dodzwoniłem się do firmy ABC?
  • Tak
  • Nazywam się Bartosz Nestorowicz. Chciałem Panią prosić o pomoc. Otóż obecnie przygotowuję propozycję współpracy (jest to prawda, bo taką propozycję zamierzasz przedstawić) dla Kierownika Działu Utrzymania Ruchu. Niestety nie wiem, jak się nazywa. Czy mogła by mi Pani podać jego dane?
  • Tak oczywiście……
  • A adres e-mailowy?
  • Jest …….
  • Dziękuję za Pani pomoc i życzę udanego dnia itd.

Generalnie nic wielkiego. Nie pamiętam by zdarzyło mi się kiedyś, żeby Pani w sekretariacie odmówiła mi podania takiej informacji. Może się jednak zdarzyć tak, że spanikujesz w trakcie rozmowy i „spalisz” kontakt. Nie przejmuj się. Po prostu poproś kogoś innego, by zatelefonował zamiast Ciebie. W końcu komuś się uda. Może nawet być to całkiem. zabawne.

A na koniec mała uwaga. Nie mów za dużo. Nie tłumacz się. Powtarzaj tylko to, co napisałem powyżej, a osiągniesz sukces. Pamiętaj! Im więcej mówisz,tym bardziej się stresujesz i zaczynasz mówić „głupoty”. A to nie jest dobre.

Do tej pory ukazały się następujące artykuły:

  • gość

    jak to się mówi najprostsze rozwiązania są najlepsze ;)